Télétravail : comment équiper ses collaboateurs ?

Pour que le télétravail s’effectue dans de bonnes conditions, l’entreprise doit mettre à disposition de ses collaborateurs qui travaillent depuis chez eux, tout le matériel nécessaire à l’accomplissement des différentes tâches notamment l’équipement informatique (ordinateur, imprimante) et bureautique ainsi que les logiciels nécessaires. L’accès à Internet est à la charge de l’employeur.

Fourniture de l’équipement matériel

Par les temps qui courent, de nombreuses personnes ont passé au télétravail. Pour que le travail à distance puisse s’effectuer dans des conditions optimales, l’employeur est tenu de fournir l’équipement télétravail. Les outils pour travailler à distance comprennent le matériel informatique et bureautique nécessaire comme un ordinateur, une imprimante, un clavier, une souris.  L’entreprise doit également mettre à disposition de ses collaborateurs, un bureau de travail, un fauteuil et d’autres accessoires, si nécessaire. Le paiement de l’accès à Internet est à la charge de l’employeur, idem pour les fournitures de bureaux et les frais liés à l’activité professionnelle (frais postaux par exemple). L’employeur peut faire signer à son collaborateur une charte informatique par laquelle il s’engage à utiliser ce matériel uniquement dans le cadre de son activité télétravail.

Télétravail et confidentialité des données

L’ensemble des logiciels utilisés par le collaborateur à distance sont à la charge de l’employeur. L’équipement télétravail doit être complet et sécurisé pour que les données ne puissent être copiées et que toutes les correspondances restent confidentielles. Si le collaborateur doit se connecter au réseau intranet de l’entreprise, l’employeur a la charge de mettre en place une connexion sécurisée avec code d’accès confidentiel pour que le travailleur à distance puisse accomplir son travail sans risque de piratage. Il doit également disposer d’outils de messagerie instantanée et de chat pour être en contact avec les autres collaborateurs de son service ou de l’entreprise en général. L’employeur doit également prévoir un logiciel de visioconférence pour les réunions à distance.

Encadrement des collaborateurs

Outre la mise à disposition d’un équipement télétravail adapté à la fonction de chaque collaborateur, l’employeur doit aussi mettre en place des méthodes de management pour que son employé soit en capacité de gérer son équipe qui peut-être, elle aussi est en télétravail ou non. Il est indispensable de prévoir un outil de messagerie instantanée, par exemple, Skype pour signaler la disponibilité du collaborateur à distance et donc aussi sa présence au travail (la messagerie peut aussi représenter l’équivalent d’un système de pointage). L’équipement de télétravail est donc aussi bien des outils concrets que virtuels pour travailler et communiquer avec les collègues de travail. Pour bien assurer son télétravail, le responsable d’une entreprise doit mettre en place les outils nécessaires pour effectuer le travail de ses collaborateurs.

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