Quelles sont les économies financières des entreprises en flex office ?
Toutes les entreprises cherchent à optimiser leurs dépenses pour continuer d’être compétitives. Vous essayez sûrement d’améliorer tel ou tel service en interne ou d’augmenter les marges de vos produits ou de vos services… Mais si le problème se trouvait ailleurs ? Selon l’ARSEG, le coût d’un poste de travail est de 11 116€ HT par bureau et par an.
Cependant, il existe une solution pour diminuer ses dépenses immobilières, tout en garantissant le confort de ses salariés : le passage en flex’office.
Comment mesurer les économies qui peuvent être générées grâce au flex’office ?
Etude de cas d’économies générées en flex office
Prenons comme exemple une société de 100 salariés.
Cette entreprise dispose de 100 postes de travail. Constatant un taux d’occupation des bureaux en diminution (augmentation des déplacements, du télétravail et des réunions d’équipe), les dirigeants décident de transformer leur organisation en flex office.
Une nouvelle organisation en interne leur permet de passer à 80 postes de travail. Les bureaux libérés sont rendus, les espaces restants vont donc être transformés en espaces collectifs.
La société va réaliser d’importantes économies grâce au passage en flex’office (coûts de loyer, d’assurances, de services, d’exploitation etc.)
En 2020, le coût moyen d’un poste était de 11 000 € HT par an. De ce fait, l’entreprise va passer d’un coût annuel de 1 100 k€ HT par poste de travail à 880 k€ HT par an.
Quel ROI pour un passage en flex office ?
Quel est l’investissement indispensable ?
Pour que la transition se fasse en douceur pour les salariés, quelques précautions sont à prendre.
C’est le but de l’offre Ubigreen Workspace.
Des capteurs permettent de mesurer le taux d’occupation des bureaux afin de diminuer le nombre de postes de travail sans commettre d’erreur. Lorsque le flex office est en place, ces capteurs d’occupation servent à connaître la disponibilité ou la non-disponibilité des espaces de travail. Les capteurs sans fil s'installent facilement et ne nécessitent pas d’infrastructure de télérelève.
Grâce à une application mobile, les salariés peuvent réserver leur espace de travail et voir les postes disponibles. Un outil indispensable pour une transition en douceur.
La solution Ubigreen Workspace coûte moins de 1% du coût annuel d’un poste de travail… Mais elle procure de belles économies à la clé.
De ce fait, l’investissement est de 100€ par poste de travail.
Etude de cas du ROI en flex office avec la solution Ubigreen Workspace
Reprenons l’exemple de la société avec 100 salariés. Ses coûts immobiliers sont de 1 100 k€ HT par poste de travail par an.
Elle choisit la solution Ubigreen Workspace pour passer en flex office pour réduire son nombre de postes de travail de 20 %. Bon à savoir : selon les modifications dans les bâtiments, vous pourrez mettre des coûts de réorganisation des espaces ou de déménagement.
À l’arrivée, chaque poste de travail coûte 11 000 € HT + 100 € HT (Offre Ubigreen Workspace). Les locaux de la société, avec 80 bureaux, coûtent donc 888 k€ HT.
Ainsi, les économies s’élèvent à 212 k€ !
Il faut aussi prendre en compte les gains et le bien-être des salariés etc. Des retours sur investissement peu quantifiables mais bien réels.
Mettre en place une organisation en flex office
Vous voulez passer au flex office ? Vous avez envie de laisser tomber le modèle classique avec un bureau par salarié, qui de plus est vide la moitié du temps ?
Pour ne pas passer en flex office en étant mal préparé, voici 5 étapes qui sont nécessaires :
La mesure du taux d’occupation.
La mise en place d’une stratégie adaptée à l’usage réel des espaces.
L’adaptation des espaces aux besoins réels tout en réduisant l’empreinte immobilière de la société.
L’adoption de solutions pour permettre un flex office au quotidien et pour assurer le confort des utilisateurs avec une solution digitale dédiée.
L’offre Ubigreen Workspace vous accompagne durant toutes ces étapes.
Comme vous l’aurez compris, nos capteurs Ubigreen permettent de comprendre l’usage des locaux et de connaître la disponibilité des espaces en temps réel. Ces capteurs sans fil se mettent sous les bureaux, garantissant un maximum d’efficacité, sans aucune gêne des utilisateurs. Nos capteurs utilisent le réseau non-intrusif Sigfox.
Notre application My Workspace simplifie le quotidien des salariés avec la réservation des espaces de travail et cantine d’entreprise, la visualisation des espaces disponibles (information collectée par les capteurs) etc.
Avec des coûts immobiliers qui ne cessent d’augmenter, le passage en flex office promet d’importants retours financiers. Pour se dérouler en douceur, cette transition nécessite un accompagnement et des outils qui sont indispensables à une réorganisation en flex office.
Pour en savoir plus sur nos solutions Workspace contactez-nous : https://www.ubigreen.com/ubigreen-workspace/