Les fournisseurs de gestion électronique de documents (GED) offrent aujourd'hui une variété de solutions aux entreprises, leur permettant de stocker, organiser et gérer efficacement leurs documents numériques. Ces solutions sont devenues indispensables dans un monde de plus en plus axé sur le numérique, où la quantité d'informations à gérer ne cesse d'augmenter. Découvrez les différentes offres des fournisseurs de GED et comment elles peuvent aider les entreprises à améliorer leur productivité et leur efficacité dans la gestion de leurs documents.
Comprendre la Gestion électronique de Documents (GED)
La Gestion Électronique de Documents (GED) est un système informatisé permettant de gérer l'ensemble des documents d'une entreprise de manière électronique. Elle apporte de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion de documents papier. Les fournisseurs GED proposent différentes solutions pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.
Les fondements de la GED
La GED repose sur la numérisation des documents papier, leur indexation et leur stockage électronique sécurisé. Grâce à la GED, les entreprises peuvent accéder rapidement et facilement à tous leurs documents, les partager et les modifier en toute simplicité. La gestion des versions et des droits d'accès est facilitée, permettant ainsi une meilleure collaboration et un gain de temps considérable.
Les avantages de la GED pour les entreprises
La GED offre de nombreux avantages aux entreprises. Elle permet de réduire les coûts liés à l'impression, au stockage et à la recherche de documents papier. Elle contribue à améliorer la productivité des employés en leur offrant un accès rapide et sécurisé à l'ensemble des informations dont ils ont besoin. De plus, la GED favorise la transition vers le zéro papier, ce qui est bénéfique pour l'environnement.
Les besoins variés des entreprises en GED
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de GED. Certains secteurs, tels que les services juridiques ou les ressources humaines, nécessitent une gestion documentaire très rigoureuse. D'autres, comme le marketing, ont besoin d'une solution plus axée sur le partage et la collaboration. Les fournisseurs de GED proposent différentes solutions pour répondre à ces besoins variés.
Les solutions des fournisseurs de GED
GED Cloud pour la mobilité
La solution GED Cloud permet d'accéder aux documents depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, offrant ainsi une grande mobilité aux utilisateurs. Les documents sont stockés dans le cloud, ce qui permet de les sauvegarder en toute sécurité et d'y accéder facilement, que ce soit depuis le bureau, en déplacement ou à domicile. Cette solution convient particulièrement aux entreprises avec des employés nomades ou travaillant à distance.
GED On-Premises pour le contrôle
La solution GED On-Premises offre un contrôle total sur l'ensemble du système de gestion documentaire. Les serveurs et les données sont hébergés en interne, ce qui permet à l'entreprise d'avoir une maîtrise totale sur la confidentialité et la sécurité de ses documents. Cette solution est idéale pour les entreprises qui attachent une grande importance à la protection de leurs données sensibles et qui préfèrent garder le contrôle total de leur infrastructure informatique.
GED Hybride pour la flexibilité
La solution GED Hybride combine les avantages du Cloud et de l'On-Premises. Les documents peuvent être stockés à la fois dans le cloud et sur des serveurs internes, offrant ainsi une grande flexibilité aux entreprises. Cette solution permet de profiter des avantages de la mobilité tout en conservant le contrôle sur certaines données sensibles. Elle est parfaitement adaptée aux entreprises qui souhaitent concilier flexibilité et sécurité.
Intégration et personnalisation de la GED
Intégration avec les systèmes existants
Les fournisseurs de GED proposent des solutions qui s'intègrent facilement avec les systèmes d'information déjà en place au sein des entreprises. Cela permet de centraliser l'ensemble des données et des processus documentaires, évitant ainsi les duplications et les erreurs. L'intégration de la GED avec les outils existants permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle et d'optimiser les processus métier.
Personnalisation des solutions de GED
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de gestion documentaire. Les fournisseurs de GED offrent des solutions personnalisables pour répondre à ces besoins. Il est possible de configurer l'interface utilisateur, les flux de travail et les droits d'accès en fonction des exigences de chaque entreprise. Cette personnalisation permet d'adapter la solution GED aux processus métier existants et de maximiser son efficacité.
Formation et support pour une mise en place réussie
Les fournisseurs de GED proposent des services de formation et de support pour accompagner les entreprises dans la mise en place de la solution. Une formation adéquate permet aux utilisateurs de maîtriser rapidement les fonctionnalités de la GED et d'exploiter tout son potentiel. De plus, le support technique assure une assistance en cas de problème ou de question, garantissant ainsi une utilisation optimale de la solution de GED.