Le meilleur moyen de gérer ses notes de frais

notes de frais

N’importe quelle entreprise dispose d’une trésorerie qui doit être gérée au mieux. Il ne s’agit pas uniquement de budget pour les opérations menées à long terme. Le budget concerne non seulement les ressources matérielles et humaines, mais aussi les dépenses directement liées aux activités quotidiennes. Il est important de faire un suivi de tous ces frais et plusieurs outils permettent de faire une bonne gestion. 

Nécessité de gérer plus facilement les notes de frais 

Le suivi des notes de frais au quotidien est une des nombreuses tâches qui incombent au département RH. Il fait même partie des plus fastidieuses pour les différents services et les employés. En effet, cette formalité nécessite beaucoup de temps et peut de ce fait faire baisser la productivité. En réalité, chaque note de frais implique une longue démarche, allant de l’élaboration au processus de validation, en passant par l’enregistrement des pièces justificatives. Chaque étape mobilise alors un long travail et de l’énergie. De plus, traiter chaque note demande une grande attention. Il faut veiller à ne pas faire d’erreur, tout en identifiant les fraudes et les abus. Ceci étant, on ne doit pas perdre de vue la législation et les politiques de gestion appliquées au sein de la société.

La moindre négligence peut rendre le travail encore plus chronophage, voire générer des surcoûts. Il faut donc un système de gestion approprié pour ne pas impacter sur la trésorerie de l’entreprise. Remboursements retardés, salaires versés pour des horaires non productifs, défauts de facturation… Autant de détails qui peuvent causer des coûts additionnels. Avant de choisir un outil pour gérer facilement les notes de frais, il faut ainsi bien maîtriser en quoi ce travail consiste. Pour en savoir plus, rendez-vous sur concur.fr.

Gestion électronique : une solution plus pratique

Gérer la note de frais peut être encore plus compliqué si l’on ne choisit pas les bons instruments. Ainsi, il semble judicieux de se tourner vers des mécanismes de digitalisation. D’ailleurs, ces dispositifs présentent de multiples avantages, quelles que soient les activités de l’entreprise.

Tout d’abord, une solution électronique adaptée fait gagner un temps considérable. En effet, l’automatisation de la tâche permet de réduire au maximum les processus de traitement, tout en accélérant chaque processus. Performant et pratique, ce genre d’outil rend les démarches vraiment plus simples, qu’il s’agisse de la validation ou des remboursements. Grâce à un bon logiciel, les employés peuvent aussi faire enregistrer les pièces justificatives par voie dématérialisée. Rapide et simple, cet outil offre le moyen de transmettre les factures depuis n’importe quel endroit et à tout moment. Par exemple, si le salarié est en mission, il pourra élaborer instantanément ses notes de frais.

Gestion numérique des notes de frais : autres avantages

C’est un fait : la gestion manuelle des notes de frais est un véritable calvaire, aussi bien pour les salariés que pour le RH. Heureusement, grâce à des outils innovants, tous les acteurs peuvent tirer profit du système de numérisation de cette tâche. Quoi de plus pratique que de traiter les notes de frais électroniquement, tout en permettant à chaque intervenant d’optimiser son travail !

La solution numérique s’impose alors comme un précieux instrument pour augmenter la motivation et favoriser la productivité des employés.

Mais çà ne s’arrête pas là. Opter pour un outil électronique en matière de gestion des notes de frais est aussi une contribution en faveur de la protection de l’environnement. En effet, tous les processus s’opèrent de manière dématérialisée, ce qui limite grandement les paperasses (formulaires, archivage, impression, etc.).

Par ailleurs, un logiciel permet une transmission plus sûre entre les divers services. La société peut alors garantir la transparence des transactions, tout en ayant une vision globale et synthétique des dépenses liées aux différents frais professionnels. De plus, la numérisation offre le moyen de minimiser les erreurs qui peuvent être financièrement dommageables pour l’entreprise.  

Critères à considérer pour choisir le bon outil

Compte tenu des nombreux avantages de dématérialiser la gestion de note de frais, l’acquisition d’un logiciel spécialisé est un excellent investissement. Toutefois, pour faire le bon choix, il convient de considérer quelques critères de base. Tout d’abord, vous devez analyser les besoins de votre entreprise. Vous serez amené à privilégier un logiciel en particulier, compte tenu de la taille de votre structure et des exigences spécifiques de celle-ci. En particulier, l’outil doit être adapté aux autres dispositifs que vous utilisez déjà (logiciel comptable, ERP, …). Par ailleurs, il est primordial de prendre en compte la mobilité du logiciel. De fait, toute note de frais concerne d’abord les collaborateurs qui sont en déplacement. Un outil que l’on peut exploiter depuis n’importe où est essentiel pour accompagner les travailleurs dans leurs déplacements. Cela constitue une solution pour pallier aux éventuelles pertes des factures. En outre, les processus de validation seront nettement fluidifiés. Par la même occasion, le service de comptabilité pourra traiter plus efficacement les remboursements. 

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