Actuellement, la dématérialisation des factures est plus qu’une tendance. En effet, elle fait partie des enjeux de la transition digitale des entreprises et des gestions. En d’autres termes, petites et grandes sociétés, toutes sont attirées par la dématérialisation des documents papier, car le dossier électronique offre plusieurs avantages. De plus, sa mise en place favorise un gain d’espace et augmente la productivité globale de l’entreprise tout en réalisant des économies significatives.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation des factures ou informatisation désigne le changement des supports de renseignements papiers en supports immatériels, c’est-à-dire en des fichiers informatiques. En ce moment, beaucoup de firmes adoptent la dématérialisation de leurs documents à cause de la grande tendance actuelle de l’Internet. Si cette méthode offre de nombreux avantages, elle peut toutefois représenter des inconvénients comme la sécurité des données, le fait de soigner la communication et la formation interne tout en préparant une stratégie de conduite du changement.
La dématérialisation implique plusieurs phases comme l’indexation, la numérisation, l’archivage, l’authentification et le visionnage. Mais cette démarche ne se limite pas seulement aux dossiers, la dématérialisation représente un changement plus profond pour les entreprises. Elle permet donc de traiter des données et des dossiers en format papier comme les factures, les bons de commande et les fiches de paie, en les numérisant. Chez yooz, vous pouvez contacter un professionnel dans ce domaine.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
La dématérialisation des factures offre plus de place. Effectivement, en choisissant l’option de conservation virtuelle des documents, vous pouvez avoir une place considérable. De nos jours, les considérations écologiques de plus en plus exposées incitent les sociétés à considérer l’aspect environnemental. Dématérialiser les documents, vous permet donc d’effectuer une économie de papier tout en réduisant les déchets. La majorité des outils bureautiques se trouvant en ligne sont faciles à utiliser et très pratiques. Avec le développement du travail à distance, il est important que chaque collaborateur puisse avoir accès aux dossiers depuis des endroits différents et à chaque moment. Par l’intermédiaire de la dématérialisation, cela est possible. Par ailleurs, les documents en papier peuvent être altérés ou perdus de façon irréversible.
En général, ranger et classer les documents nécessitent un temps important. Cette pratique réclame de la rigueur, car c’est une tâche fastidieuse. En plus, les documents sont parfois installés dans des endroits exigus, et il faut du temps pour rechercher les dossiers. Opter pour la dématérialisation est donc très profitable.
Quels sont les différents types de dématérialisation ?
Même si la dématérialisation des factures vous permet un environnement de travail à zéro papier, elle intervient dans une dynamique plus large de l’évolution numérique comme les procédures, les activités, les outils, les échanges et l’espace de travail. En ce moment, les sociétés font face à plusieurs enjeux dans ce domaine, par exemple la dématérialisation des documents comporte la dématérialisation des bons de commande, des contrats ou des bons d’intervention. Dans le cas de l’informatisation comptable, vous pouvez voir la numérisation des factures, de la fiscale, de la gestion des congés et des bulletins de paie. La dématérialisation des échanges de données informatisées considère notamment les documents commerciaux dans le domaine logistique et dans la transmission de dossiers aux autorités. D’après la loi, les documents informatisés ont la même valeur légale que les supports au format papier.
La dématérialisation présente donc plusieurs avantages. Grâce à elle, vous pouvez réduire les coûts, obtenir une communication simplifiée, un gain de productivité tout en sécurisant vos données. En outre, vous pouvez avoir un gain de place par un stockage numérique, l’accessibilité des documents en temps réel tout en effectuant un geste écologique. Sur Internet, vous pouvez trouver un professionnel dans ce domaine.