Horodatage de documents : guide pratique

Horodatage de documents

La digitalisation des démarches officielles entraîne autant de questions légales aux gouvernements, aux entreprises et aux particuliers en matière de services de confiance numérique. Cela concerne par exemple l’utilisation d’horodatage de documents. Fondamental pour la traçabilité d’un échange, il est en effet très important et devenu de plus en plus utilisé par les professionnels. Par ailleurs, toute entreprise, quel que soit son domaine d’activité a évidemment des tonnes de données à traiter. Avant de découvrir l’importance de l’horodatage, voici le guide pratique de son utilisation.

Qu’est-ce que l’horodatage de documents ?

Lorsque l’on enregistre l’heure et la date d’un événement, on parle de l’horodatage. Par exemple, un appareil photo numérique enregistre automatiquement la date et l’heure de prise d’un cliché. Il en est de même pour les publications sur les réseaux sociaux, les documents enregistrés sur un ordinateur… En informatique, l’horodatage est employé souvent dans les journaux d’événements ou historiques. C’est un procédé qui consiste à faire l’enregistrement d’une opération en tenant compte de sa date et de son heure. Dans le cadre des affaires ou dans une entreprise, l’horodatage de documents peut désigner un attribut qui indique la date de création d’un document échangé par voie électronique. Si la signature électronique ou classique consiste à associer un nom sur un fichier numérique, l’horodatage quant à lui consiste à apposer à un dossier une date fiable sous la forme d’un jeton d’horodatage. En d’autres termes, horodater un document, c’est donc y apporter une heure et une date de référence universelle, en vue d’en garantir l’existence à une date donnée. Cliquez ce lien pour en savoir plus.

Comment fonctionne l’horodatage de documents ?

Le principe de fonctionnement de l’horodatage de documents électronique est assez simple. Il se fait avec une application cliente. Cette dernière crée un identifiant unique pour le document à horodater et l’envoie ensuite à l’AH (autorité d’horodatage). Elle transmet aussi un jeton d’horodatage ou un sceau électronique qui scelle le dossier avec une datation fiable signé par l’AH à l’aide d’une clé privée pour en prouver sa valeur juridique et son intégrité. Ce jeton est enregistré dans la signature du fichier ou du code. Désormais, toute modification apportée au document d’origine doit strictement être communiquée au serveur de l’AH. Ce premier combine le hachage avec d’autres informations comme l’heure de référence. Tous les échanges électroniques horodatés possèdent ensuite une empreinte unique. Et lorsqu’on les ouvre un jour, l’application cliente utilise une clé publique de l’autorité d’horodatage pour valider l’AH, c’est-à-dire pour attester que la modification provient exactement d’une AH de confiance. Notez que l’horodatage électronique est défini par la règlementation en vigueur telle que le règlement européen eIDAS. Cela s’applique effectivement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.

Quel est l’intérêt d’utiliser l’horodatage ?

Votre création est en cours de développement ? Vous risquerez d’être copié pendant la commercialisation de votre invention et sa paternité pourrait ainsi être attaquée. À ce moment, vous devez être capable de prouver formellement les contenus et les dates de votre création. Voilà pourquoi il est nécessaire d’utiliser un horodatage. Il est utile à ce stade pour certifier la date et même l’heure de création de votre fichier et peut être utilisé comme preuve d’antériorité ou preuve de respect des délais légaux. Autrement dit, il garantit l’existence de vos données à une date précise. Comme vous pouvez le constater aussi, l’horodatage est essentiel pour garder une trace des échanges, de la création ou de la suppression d’un document en ligne. Faisant foi comme le cachet de la Poste, il assure l’intégrité d’un document numérique. Il permet entre autres d’assurer la non-modification d’un dossier sauvegardé ou enregistré à une date donnée parce que celle-ci est infalsifiable à partir de ladite date. Bref, l’horodatage renforce la sécurité de votre document et peut être utilisé comme preuve irréfutable devant les tribunaux en cas de litige.

Sur quels documents peut-on utiliser l’horodatage ?

Au sein d’une entreprise, l’horodatage peut être utilisé pour tout type de document électronique. Cela concerne par exemple les factures, les contrats ou les mises en demeure, les historiques d’e-mails, les logs informatiques, les transactions en ligne, les conditions générales de vente… Vous pouvez donc horodater tous vos envois. Vous devez aussi savoir que même les documents reçus peuvent également être horodatés. Notez juste que pour rendre ce procédé plus fiable dans le monde des affaires, vous devez recourir à l’horodatage certifié. En effet, l’obtention d’une heure et d’une date de référence juridiquement recevables exige l’utilisation d’un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifiée selon le règlement européen eIDAS. Celui-ci doit ainsi être généré par des services d’horodatage de confiance et par l’intermédiaire d’un matériel sécurisé. Vous pouvez ainsi en être sûr avec un haut degré de certitude que la date et l’heure de l’horodateur sont bien exactes et n’ont pas été falsifiées.

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