Au quotidien, les entreprises produisent un nombre impressionnant de documents. Devis, bons de commande, contrats et autres factures sont au cœur des échanges avec les clients et les partenaires. Pour gagner en efficacité et réduire les coûts, les professionnels ont mis en place des solutions de gestion adaptées. C'est le rôle de la GED.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents ?
La gestion électronique des documents (ou EDM, pour Electronic Document Management en anglais), désigne l'ensemble des méthodes et processus visant à mieux maîtriser les flux de documents en entreprise. Plus précisément, il s'agit d'un système informatique favorisant le traitement de l'intégralité des documents produits et reçus, qu'ils soient électroniques ou au format papier. Tous sont numérisés et classés dans un outil unique, accessible depuis n'importe quel ordinateur ou smartphone dès lors que l'utilisateur y est autorisé. Cette gestion intègre différentes étapes, de la numérisation à la sécurisation des données et des informations, en passant par l'indexation, le stockage et l'archivage. Une telle organisation a pour objectif principal de faciliter la recherche et la consultation de l'ensemble des documents digitalisés.
Les avantages de la gestion des documents informatiques
Compte tenu du volume de documents produits et échangés (ce nombre dépend des secteurs d'activité), un bon système de gestion électronique des documents est aujourd'hui essentiel pour les entreprises. La maîtrise de l'information est, en effet, un enjeu majeur. Le traitement manuel des documents est une opération à la fois fastidieuse et chronophage. Grâce à la gestion numérique, les collaborateurs gagnent un temps précieux et optimisent leur productivité. Ils ne passent plus des heures à stocker, à partager et à rechercher des documents dans la mesure où tout est centralisé dans un seul et même outil. Par exemple, si l'un des clients de l'entreprise demande à recevoir de nouveau un devis ou une facture, il sera très aisé de retrouver le document en quelques secondes et de le lui adresser. Sans un système de gestion électronique, le collaborateur aurait certainement passé plusieurs minutes à le chercher. Cette réactivité est aussi le meilleur moyen d'assurer la satisfaction des interlocuteurs de la société. Pour l'entreprise, cette amélioration de la productivité est évidemment un excellent moyen de développer son activité. Les salariés peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier et sur des missions qui apportent une réelle valeur ajoutée, au détriment de tâches sans grand intérêt. Un autre avantage concerne bien entendu la réduction des coûts, car une telle solution de gestion limite grandement les frais liés aux impressions. Enfin, la sécurité est un dernier aspect à ne pas négliger. Cette solution de centralisation permet à l'entreprise de mieux sécuriser ses données et de diminuer les risques inhérents à la perte d'un document sensible ou important.
Comment la mettre en place ?
Pour mettre en place une gestion électronique des données dans une entreprise, la première étape consiste à collecter et à numériser l'ensemble des documents. En fonction du nombre de documents traités au sein de la société, cette phase peut demander un certain temps. Mais elle est fondamentale et permettra d'en gagner dans le futur. Chaque document est ensuite stocké selon des règles définies par la direction. Par exemple, une facture peut être affectée à un type de document (les factures, en l'occurrence), à un client ou encore à une période. Naturellement, dès lors que le processus est mis en place, un certain nombre de tâches pourront être automatisées au travers de scénarios pré-définis.