Conseils pour choisir un logiciel de dématérialisation des documents

logiciel ged

Aujourd’hui, certaines technologies sont plus désavantageuses qu’elles doivent l’être. De plus, elles sont très vite démodées. Ces genres de technologies sont maintenant rependues sur le marché. De ce fait, il est difficile de faire le bon choix. De même pour le logiciel de dématérialisation des documents. Alors, comment savoir le bon logiciel de dématérialisation des documents ?

Définition d’un logiciel de dématérialisation des documents 

Un logiciel dématérialisation des documents ou encore un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) est un logiciel utilisé pour gérer plusieurs documents numériques. C’est aussi un système adapté à un logiciel GED d’une société. Généralement, il est disponible dans les tablettes et les smartphones. Non seulement ce logiciel peut numériser des documents en papier, mais également dispose une possibilité de dématérialiser les processus qui sont liés à ce document. Par exemple, pour gérer un document numérique sans aucune erreur, la GED (Gestion Électronique des Documents) use des fonctionnalités et des outils. Voici quelques fonctionnalités et quelques outils qu’elle utilise : une gestion de sécurité des données, organisation, indexation et stockage du document électronique. Apparemment, une acquisition ou une création du document ; recherche, échange des informations et examen du document électronique ; pendant un délai de conservation, la GED archive électroniquement les documents. Alors, un logiciel dématérialisation des documents peut archiver et partager des documents en sécurité. À part la dématérialisation des documents, vous pouvez également dématérialiser des factures. Pour savoir plus, visitez ce site.      

Conseils pour bien choisir son logiciel de dématérialisation des documents

Avant de choisir un logiciel de dématérialisation des documents, vous devez d’abord connaitre quelques points importants. D’abord, ne vous laissez pas guider par le prix. Il est possible que le système puisse être moins cher ou couteux. Pourtant, vous devez être guidé par les ambitions fixées au logiciel ged. Vous devez aussi savoir l’espace occupé par le logiciel. À connaitre que si le négociant possède un parc client déterminant, le logiciel puisse être organisé sur un marché ou utilisé de façon régulière ou même mature. Plus le nombre de sociétés qui utilisent un logiciel ged augmente, plus l’éditeur du logiciel dispose de fortes rémunérations de maintenance. Grâce à cette rémunération, il pourra évoluer l’application.

Vous devez connaitre si l’architecture est durable. Afin de savoir si le logiciel est durable, il est conseillé de vérifier s’il dispose d’un navigateur web, des applications mobiles et une résolution de Cloud multi-tenants. À connaitre également que seuls, les logiciels GED avec une architecture durable sont utilisés de manière productive.            

Autres conseils

Il faut aussi savoir si l’outil ged est assez flexible. En général, l’outil doit être capable de s’assimiler l’infrastructure informatique dans des entreprises. Par exemple, le traitement ou la création des documents comme les applications CRM et ERP, les outils bureautiques et les boîtes de messagerie. De plus, des documents différents sont transférés de manière structurée dans une archive. Donc, un logiciel de dématérialisation de documents doit capable de parvenir facilement dans l’archive numérique. Il doit également être capable d’archiver entre autres les e-mails en utilisant une même commande que le système ERP ou CRM. Comme cela, durant une vérification des factures, les comptables peuvent facilement les consulter en faisant seulement un simple clic.

À part, il est nécessaire de savoir si le logiciel est adaptable. C’est important, car peut-être votre entreprise s’agrandira avec le temps. Et plus il grandit, plus vos utilisateurs augmentent. Donc, vous devez savoir si le logiciel que vous choisissez peut fonctionner avec tant d’utilisateurs. Un outil ged est aussi modulable s’il parvient à éviter un remplacement d’un produit par un autre puissant que celui-ci et aussi capable d’éviter une multiplication d’installations du logiciel GED dans une société.

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